Wie funktioniert Seattis Catering & Service Modul?

Sofern du das Meetingraum-Modul in Seatti aktiviert hast, kannst du Catering & Service als zusätzliches Modul nutzen.

Wo finde ich die Einstellungen für Catering & Service?

1. Zuerst musst du unter Einstellungen das Modul Catering & Service neben dem Meetingraum-Modul aktivieren (Schieberegler nach rechts ziehen, sodass er rot wird).
2. Dann kannst du pro Bereich auf der ersten Ebene (also das, was im 1. Dropdown auftaucht) Catering & Service grundsätzlich aktivieren. 
3. Zuletzt kannst du bei jedem Meetingraum entscheiden, ob für diesen Catering und andere Zusatz-Services hinzubuchbar sein sollen oder nicht.
   (Oftmals gibt es einen Konferenzbereich, bei dessen Räumen Catering verfügbar ist und andere normale Meetingräume, wo nichts hinzugebucht werden kann.Um das abzubilden, kann Raum für Raum vom Admin entschieden werden, wo der Service verfügbar sein soll.)

Wie konfiguriere ich das Catering & Service Modul für ein Büro?

Du kannst unter Bereiche pro Bereich auf der obersten Ebene eine oder mehrere Empfänger-Adressen für Catering- oder sonstige Zusatz-Anfragen hinterlegen.

z.B. catering-berlin@deinfirmenname.de
und service@deinfirma.com
so können Mitarbeitende dann während der Meetingraumbuchung die entsprechende Adresse auswählen und das jeweilig zuständge Team, welches diese Postfächer betreut, bekommt alle Infos vom System geschickt.

Wenn dein Unternehmen nur ein Büro in Seatti hat, kann das z.B. die Adresse vom Empfang sein. Sollte es in deinem Unternehmen mehrere Büros in Seatti geben, empfiehlt es sich, eine aussagekräftige Adresse pro Büro zu nutzen (diese muss ggf. zuerst von der IT angelegt werden), sodass es Mitarbeitenden im Buchungsprozess einfach fällt, die richtige Adresse auszuwählen. Eine Cateringbestellung, die in Seatti veranlasst wurde, wird dann catering@seatti.co (Absenderadresse)  an die von dir hinterlegte und vom Mitarbeitenden ausgewählte Empfänger-Email-Adresse versendet.

Diese Bestellungs-Email beinhaltet sämtliche relevante Information:

automatisiert:

• Name des Meetingraumes, für den Catering gebucht wurde
• Datum und Uhrzeit des Meetings
• Kontaktdaten des Mitarbeitenden, der/die bestellt hat (für eventuelle Rückfragen)

durch Mitarbeitenden ergänzt:
(mit * gekennzeichnet = Pflichtfeld)

• Anzahl Teilnehmer, für die Catering benötigt wird (da diese nicht immer der Anzahl der eingeladenen entspricht)
• Kostenstelle, auf die verbucht werden soll
• Auswahl und Anzahl pro bestellter Auswahl aus dem in Seatti hinterlegten Catering-Menü
• Info aus dem Freitextfeld* (z.B. welche Workshopmaterialien benötogt werden)

Catering Menü - was kann bestellt werden?

Unter Bereiche kannst du ein Catering Menü definieren und damit hinterlegen. Aus diesem Menü können Kollegen dann die entsprechende Anzahl gewünschter Speisen und Getränke auswählen.

Zusätzlich gibt es aber immer noch ein Freitextfeld, das mit ergänzender Info befüllt werden kann. Solche Info kann sich auf den genauen Zeitpunkt im Verlauf des Meetings oder andere Zusatzinfos beziehen.

Wie definiere ich, für welche Räume Catering bestellt werden darf?

Du kannst für jeden Meetingraum einzeln entscheiden, ob Catering oder andere Zusatzleistungen (wie die Bereitstellung von Workshopmaterialien, eine geänderte Bestuhlung, etc.) zubuchbar sein sollen oder nicht. Dazu kannst du auf dem Meetingraum in Seatti direkt einfach den Schieberegler für Catering & Services aktivieren. Sofern Mitarbeitende dann diesen Raum auswählen, wird auf dem Raum direkt ein Icon für Catering und eines für Services angezeigt, sonst nicht. Mit einem Klick auf das Icon öffnet sich dann für Mitarbeitende das Bestell-Formular.