Überblick
Die Outlook-Synchronisierung ermöglicht es Seatti, automatisch Abwesenheiten aus dem Outlook-Kalender der Nutzer zu erkennen und diese in der Seatti-Plattform entsprechend zu berücksichtigen. Dies hilft dabei, Buchungen aktuell zu halten und Arbeitsplatzressourcen effizient zu verwalten – ganz ohne manuelles Eingreifen.
So funktioniert die Synchronisierung
Seatti erkennt automatisch relevante Abwesenheiten im Outlook-Kalender, innerhalb der individuell konfigurierten Vorausbuchungsfrist. Erkennt Seatti eine solche Abwesenheit, wird der Buchungsstatus des Nutzers automatisch angepasst.
Voraussetzungen für die automatische Erkennung
Damit Seatti eine Abwesenheit erkennen und entsprechend handeln kann, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
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Kalendereintrag ist als „abwesend“ markiert: Nur als „abwesend“ deklarierte Termine werden berücksichtigt (z. B. durch die Outlook-Statusauswahl „Abwesend“ oder „Außer Haus“).
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Dauer der Abwesenheit beträgt mindestens 4 Stunden:
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entweder am Vormittag (z. B. 8:00–12:00) oder
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am Nachmittag (z. B. 13:00–17:00)
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Wenn beide Bedingungen erfüllt sind, erkennt Seatti den Termin automatisch als Abwesenheit.
Automatische Statusbuchung durch Seatti
Sobald eine gültige Abwesenheit erkannt wird:
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Erstellt Seatti automatisch eine Statusbuchung für den betroffenen Zeitraum mit dem Hinweis „abwesend“.
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Der Titel des Kalendereintrags wird dabei NICHT angezeigt, um die Privatsphäre der Nutzer zu wahren.
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Bereits gebuchte Arbeitsplätze werden automatisch freigegeben, sodass andere Mitarbeitende diese wieder buchen können.
Vorteile der Synchronisierung
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Zeitersparnis: Keine manuelle Anpassung der Buchungen notwendig.
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Effiziente Arbeitsplatznutzung: Freigabe gebuchter Tische bei Abwesenheit.
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Datenschutzkonform: Keine Einsicht in Kalendereinträge, nur die Statusinformation „abwesend“ wird übernommen.
Häufige Fragen (FAQ)
Was passiert, wenn ich kurzfristig abwesend bin?
Nur Termine innerhalb der konfigurierten Vorausbuchungsfrist werden berücksichtigt. Kurzfristige Änderungen müssen ggf. manuell über Seatti vorgenommen werden.
Kann ich die Synchronisierung deaktivieren?
Dies ist aktuell eine globale Einstellung auf Organisationsebene. Bitte wende dich an dein Seatti-Admin-Team, wenn du Fragen dazu hast.
Werden private Kalendereinträge erkannt?
Solange sie als „abwesend“ markiert und die Zeitkriterien erfüllen, ja – allerdings wird auch hier nur der Abwesenheitsstatus übernommen, nicht der Titel oder Inhalt des Eintrags.