Eine Gruppenbuchung ist perfekt, wenn du die Initiative ergreifen und ein paar Kollegen einladen möchtest, um zusammen im Büro zu arbeiten.
Anstatt dein Team zu bitten, alle einzeln für denselben Tag und Bereich zu buchen, kannst du jetzt einfach eine Buchung für mehrere Personen auf einmal vornehmen.
Von der Projektgruppe bis hin zu Ihren Freunden beim Mittagessen, füge einfach alle Personen hinzu, die du dabei haben möchtest!
Gehe zunächst auf Buchung hinzufügen und wähle Gruppenbuchung in der rechten Spalte. Achte darauf, dass in der Kalenderansicht der richtige Tag auswählt ist.
Du wirst zum üblichen Buchungsvorgang weitergeleitet, mit einer Reihe von Ergänzungen. Unten links befindet sich ein neues Feld mit der Bezeichnung Teilnehmer hinzufügen.
- Hier kannst du ganze (Azure-)Gruppen basierend auf ihrer E-Mail-Adresse einladen oder jeden einzeln hinzufügen.
- Wenn du Externe einlädst, kannst du dies über die E-Mail-Adresse tun. Sie erhalten dann eine Benachrichtigung per E-Mail. Ihnen wird automatisch ein Platz zugewiesen, ohne dass sie dies bestätigen müssen.
Tipp: Um alle Personen aus deinem Team gleichzeitig hinzuzufügen, kannst du einfach die E-Mail-Adresse einer Gruppe angeben, z.B. sales@company.com, und dann die EINGABETASTE drücken. Alle Personen erscheinen so gleichzeitig im Feld.
Nachdem du alle Teilnehmer hinzugefügt hast, kannst du noch ein paar weitere Änderungen vornehmen:
- Wähle die Arbeitsplätze für alle Teilnehmer aus, indem du sie einzeln auf dem Raumplan anklickst.
- Füge Details zum Meeting hinzu, z.B. eine Notiz "Lass uns danach gemeinsam Mittag essen".
- Ändere den Zeitraum. Für den von dir auf der Startseite ausgewählten Tag ist standardmäßig "ganztägig" voreingestellt. Um den Tag zu wechseln, gehe bitte zurück zur Startseite.
Alle Personen bekommen eine E-Mail mit der Information, dass du sie eingeladen hast. In der Seatti App sehen sie die Einladung ebenso in der Buchungsübersicht und können die Einladung akzeptieren oder ablehnen.
Wie werde ich zu einer Gruppenbuchung bzw. einem Teamtag eingeladen?
Sobald dich jemand zu einer Gruppenbuchung bzw. einen Teamtag einlädt, bekommst du per Mail eine Benachrichtigung mit allen Details dazu. In Seatti kannst du bei Buchungen in der App deine Einladung sehen und zu- oder absagen.
Du kannst außerdem sehen, wer dich eingeladen hat, was der Anlass dieses Treffens ist und wie viele Personen eingeladen sind. Durch das kleine Symbol am Avatar kannst du erkennen, wer bereits zugesagt hat und wer nicht.
Die Arbeitsplätze, die noch nicht zugewiesen sind, werden auf dem Raumplan als anonym gebucht angezeigt. Sobald du zusagst, wird auch dein Avatar angezeigt.
Auf den 3 Punkten neben den Buttons kannst du dann, wie bei deinen anderen Buchungen auch, den Raumplan sehen und dir wird angezeigt, welche Plätze für eure Gruppenbuchung reserviert wurden.
Sobald du die Einladung akzeptierst, wird dir nun eine Buchungsbestätigung angezeigt und daraufhin verändert sich die Anzeige der Buchung:
- Dein Avatar bekommt ein grünes Häkchen
- Oben erscheint der Hinweis, dass du die Gruppenbuchung akzeptiert hast
Dir wird automatisch einer der Tische zugewiesen. Du kannst deinen Tisch nicht auswählen.
Solltest du danach doch wieder absagen wollen, kannst du auf den 3 Punkten deine Antwort auf die Gruppenbuchung anpassen und Einladung ablehnen auswählen. Außerdem erhältst du die Aufforderung, einen Grund für deine Absage anzugeben. Der Organisierende der Buchung kann diese einsehen.
Der Grund deiner Absage wird nun dem Organisator der Gruppenbuchung angezeigt.
Daraufhin wird die die Buchung weiterhin in deiner Planen Übersicht dargestellt, du kannst sie aber auch wieder bearbeiten oder löschen. Sobald du dies gelöscht hast, kannst du deine Antwort nicht mehr anpassen und der Organisator müsste dich erneut einladen.
