Eine Gruppenbuchung ist perfekt, wenn du die Initiative ergreifen und ein paar Kollegen einladen möchtest, um zusammen im Büro zu arbeiten.
Anstatt dein Team zu bitten, alle einzeln für denselben Tag und Bereich zu buchen, kannst du einfach eine Buchung für mehrere Personen auf einmal vornehmen.
Von der Projektgruppe bis hin zu Ihren Freunden beim Mittagessen, füge einfach alle Personen hinzu, die du dabei haben möchtest!
Gehe zunächst auf Buchung hinzufügen und wähle Teambuchung aus. Achte darauf, dass in der Kalenderansicht der richtige Tag auswählt ist.
Du wirst zum üblichen Buchungsvorgang weitergeleitet, mit einer Reihe von Ergänzungen. Wähle zunächst das gewünschte Büro und die Etage aus. Nun kannst du entweder über die Tabelle links Personen Arbeitsplätze zuweisen oder indem du auf dem Raumplan direkt auf einen Tisch klickst.
Nachdem du alle Teilnehmer hinzugefügt hast, kannst du noch ein paar weitere Änderungen vornehmen:
- Füge Details zum Meeting hinzu, z.B. eine Notiz "Lass uns danach gemeinsam Mittag essen".
- Ändere den Zeitraum. Für den von dir auf der Startseite ausgewählten Tag ist standardmäßig "ganztägig" voreingestellt. Um den Tag zu wechseln, gehe bitte zurück zur Startseite.
Tipp: Um alle Personen aus einem Team gleichzeitig hinzuzufügen, kannst du über Team auswählen einfach die E-Mail-Adresse einer Gruppe angeben, z.B. sales@company.com, und dann die EINGABETASTE drücken. Alle Personen erscheinen so gleichzeitig im Feld.
Hinweis: Wenn du Externe einlädst, kannst du dies über die E-Mail-Adresse tun. Sie erhalten dann eine Benachrichtigung per E-Mail. Ihnen wird automatisch ein Platz zugewiesen, ohne dass sie dies bestätigen müssen.
Wie werde ich zu einer Gruppenbuchung bzw. einem Teamtag eingeladen?
Sobald dich jemand zu einer Gruppenbuchung bzw. einen Teamtag einlädt, bekommst du sowohl per Teams als auch per Mail eine Benachrichtigung mit allen Details dazu. In Seatti kannst du auf der Startseite deine Einladung sehen und zu- oder absagen.
Du kannst außerdem sehen, wer dich eingeladen hat, was der Anlass dieses Treffens ist und wie viele Personen eingeladen sind. Durch das kleine Symbol am Avatar kannst du erkennen, wer bereits zugesagt hat und wer nicht.
Die Arbeitsplätze, die noch nicht zugewiesen sind, werden auf dem Raumplan als anonym gebucht angezeigt. Sobald du zusagst, wird auch dein Avatar angezeigt.
Sobald du die Einladung akzeptierst, wird dir nun eine Buchungsbestätigung angezeigt und daraufhin verändert sich die Anzeige der Buchung und dein Avatar bekommt ein grünes Häkchen. Indem du links auf deinen Avatar klickst, kannst du auf den gesamten Raumplan mit den Sitzplätzen von dir und deinem Team zugreifen.
Dir wird automatisch einer der Tische zugewiesen. Du kannst deinen Tisch nicht auswählen.
Solltest du danach doch wieder absagen wollen, kannst du auf den 3 Punkten deine Antwort auf die Gruppenbuchung anpassen und Ablehnen auswählen. Daraufhin wird die die Buchung weiterhin in deiner Planen Übersicht dargestellt, du kannst sie aber auch wieder bearbeiten oder löschen. Sobald du dies gelöscht hast, kannst du deine Antwort nicht mehr anpassen und der Organisator müsste dich erneut einladen.