Wie kann ich externe Besucher verwalten? (Besuchermanagement 2.0)

Kein Suchen mehr nach irgendwo abgelegten und eventuell veralteten Versionen von Geheimhaltungserklärungen, keine komplizierte Kommunikation mit dem Empfang, sondern standardisierte, automatisch getriggerte Prozesse und ein einheitliches Auftreten nach außen.

Als Admin oder als Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung (in der Regel als Empfangsmitarbeiter) kannst du:

Definieren, welche Infos von externen Besuchern abgefragt werden sollen
ob vorab eine Geheimhaltungserklärung (NDA) akzeptiert werden muss (und das entsprechende Dokument zur Einsicht hinterlegen)
eine Liste aller registrierten Besucher einsehen, filtern, herunterladen und bearbeiten
Besucherdaten einsehen und bei Bedarf anpassen
Besucher bei Ankunft ein- und bei Verlassen des Gebäudes auch wieder auschecken
mit einem Klick einen Besucher-Ausweis erstellen
den Gastgeber automatisch informieren, dass sein Besuch am Empfang wartet

Über die Admin-Menü-Auswahl rechts oben gelangst du direkt zum Besuchermanagement.

(Diese Option siehst du, sofern deine Firma dieses Feature angeschalten hat und du entweder Firmenadmin bist oder die entsprechende extra Berechtigung für das Verwalten von Gästen hast. Wie diese Rechte zugewiesen werden können, liest du hier.)

Besucher für einen bestimmten Zeitraum anzeigen lassen
(auch in die Vergangenheit, aus Datenschutzgründen für max. 3 Monate)
Definieren, welche Informationen bei einer Einladung abgefragt werden sollen:

Name, Firma des Besuchers,
ggf. Kennzeichen, etc.

Außerdem gibt es die Möglichkeit, eine Geheimhaltungvereinbarung hochzuladen
(als PDF, max. 1MB).
Dieses Dokument kann der Besucher
dann einsehen, wenn er oder sie das Besucherformular öffnet und die Inhalte
dort mit einem Häkchen akzeptieren.
Die Listenansicht kannst du
1. anpassen nach Status über die Vorauswahl links in der Zeile
2. durchsuchen nach Besuchername, Firma, Gastgeber, etc.
3. filtern nach nicht eingecheckten Gästen und solchen, die planmäßig schon abreisen sollten
4. als csv-Datei herunterladen
Mit Klick auf den Namen des Besuchers, öffnet sich der Besucherausweis, der direkt zum ausdrucken heruntergeladen werden kann.
In der Liste NDA erscheint ein Symbol, sobald ein Besucher im zugeschickten Registrierungsformular das Häkchen zum akzeptieren der Geheimhaltungsvereinbarung angeklickt hat.

Sofern ein NDA hochgeladen wurde, kann der Check-in nicht durchgeführt werden, bis die Geheimhaltungserklärung akzeptiert wurde.
Über die drei Punkte kannst du
1. einen Besucher einchecken und den Gastgeber dadurch benachrichtigen
2. einen Besucher wieder auschecken bei Abreise
3. einen Besuch stornieren
  (sofern er noch nicht eingecheckt wurde, sonst einfach wieder auschecken)
4. die Daten des Besuchers bei Bedarf anpassen (z.B. Uhrzeit ändern, Name korrigieren oder die Geheimhaltungserklärung akzeptieren (falls das vor Ort erst passiert)).
5. die Registrierungsemail erneut an den Besucher schicken

In den Spalten Check-in und Check-out taucht neben der Uhrzeit ein gelbes Warnzeichen auf, wenn die Zeit des planmäßigen Besuches nicht eingehalten ist und der Besucher noch nicht ein- oder ausgecheckt wurde. Danach kannst du auch filtern.

Über den lila Button "Besucher hinzufügen" (neben der 2) kannst du einen Besucher auch direkt an Ort und Stelle registrieren und sogar gleich einchecken.

5.2 - Email (1) add info needed

So sehen die Emails aus, die automatisiert mit allen relevanten Infos an Besucher und Gastgeber verschickt werden.

In diesem Artikel wird erklärt, wie jeder Mitarbeitende selbst externe Gäste einladen kann.

Wie kann ich externe Besucher verwalten? (Besuchermanagement 2.0)

Das Besuchermanagement ist mehr als nur eine einfache Besucherliste! Mit Seatti können externe Gäste ganz einfach eingeladen und verwaltet werden - alles an einem Ort.