Wie nutze ich das Besuchermangement?

Die Besuchermanagement-Funktion in Seatti ermöglicht es, externe Gäste einzuladen.
Dies ist besonders nützlich für Meetings oder geschäftliche Besprechungen, bei denen externe Teilnehmer erwartet werden, die sich am Empfang anmelden müssen.

Für Buchungen von Arbeitsplätzen für Kollegen eignen sich:

• Stellvertreterbuchung von Arbeitsplätzen
• Gruppenbuchungen
• Meetingraumbuchungen 

Wie man externe Gäste einlädt, wird in diesem Artikel beschrieben.

Nachdem ein Besucher eingeladen wurde, kann ein Administrator unter Besuchermanagement den Status der Gäste einsehen und die Buchungen dort verwalten.

Überblick über das Besuchermanagement

Im Admin-Panel findest du im Navigationsmenü den Bereich Besuchermanagement. Hier können Admins:

• Besucher registrieren (Wie lade ich einen Besucher ein?)

• Besuche verwalten

• Individuelle Anpassung an abgefragten persönlichen Details

• Check-in / Check-out einsehen

• Besuchslisten exportieren

1. Nach einem bestimmten Zeitraum filtern

Standardmäßig ist "Heute" ausgewählt, über "Benutzerdefiniert" lässt sich ein individueller, auch längerer Zeitraum auswählen.
Buchungsdaten werden für 3 Monate gespeichert und dann automatisch gelöscht.

2. Informationsleiste zu den einzelnen Gästen

• Besuchername
• E-Mail
• Zugriff auf den Besucherausweis
  
  
• Unternehmen
• Interner Gastgeber
• Status der Benachrichtigung/Einladung des Gastes per E-Mail
• Datum des Besuchs
• Start- und Endzeit der Buchung
• Status NDA Vereinbarung unterzeichnet
• Besuchsstatus
  
  

3. Verwaltungsoptionen

• Besucher ein-/ und auschecken
• Gastgeber benachrichtigen
• Besuch stornieren

4. Export und Reporting

• Suchfunktion nach Name, Unternehmen etc.
• Filtern nach überfälligen Check-ins und Check-outs
• Listenexport zum Download

5. Einstellungen

Über die Einstellungen kann entschieden werden, welche Felder vom Besucher im Registrierungs-Formular ausgefüllt werden müssen, damit ein Besuch möglich ist.
Zusätzlich kann dem Formular auch eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) als PDF-Datei angefügt werden.