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Wie ihr die App installiert und erstmals einrichtet

Wir freuen uns, dass ihr euch für uns entschieden habt! Um die App vollständig nutzen zu können, ist ein Installationsprozess mit dem Erteilen von Berechtigungen erforderlich, was wir nun im Anschluss zeigen werden. Die Installation dauert nur 10 Minuten!

1. Für IT: Die Installation

2. Für Admins: Die erstmalige Einrichtung der App 

1. Die Installation

1.1 Wer kann die App installieren?

Seatti ist eine Drittanbieter-Anwendung. Um die Applikation zu nutzen, empfehlen wir, dass ein Globaler Administrator alle Einrichtungsschritte auf einmal durchführt und direkt eine Setup sowie ggf. eine Zugriffs-Policy einrichtet.

Überprüft außerdem, dass euer Microsoft Exchange sich direkt in der Cloud befindet (oder mindestens in die Cloud synchronisiert ist) und eure Tenant-ID an einen Seatti Mitarbeiter weiter gegeben wurde.

Eine kurze Übersicht zu den Berechtigungsrollen:

• Ein Global Admin kann Seatti von Anfang bis Ende installieren.
• Ein Application Admin kann die Berechtigungen erteilen, aber die App ggf. nicht aus dem App Store installieren (abhängig von Access-Policies für den Teams App Store).
• Ein Teams-Admin kann die App aus dem App Store installieren, hat aber nicht genug Befugnis, alle Berechtigungen zu erteilen, die die App braucht, um richtig zu laufen.

1.2 Wo installiere ich die App?

Die Installation erfolgt teilweise über Teams selbst, das Teams Admin Center und die Microsoft Entra ID (früher Azure AD). Wir zeigen dir im folgenden alle nötigen Schritte, die App zu installieren.

• Gehe in Teams auf  + Apps
• Suche nach Seatti
• Wähle Seatti von Seatti GmbH (mit den Ratings und den Communication und Data visualization Labels) klicke auf hinzufügen

• Jetzt fragt Teams nach den Berechtigungen in zwei Schritten. Zuerst werden die grundlegenden Berechtigungen abgefragt, die im Namen aller Mitarbeitenden erteilt werden müssen:
  
• Falls keine weiteren Berechtigungen abgefragt werden, kannst du nun die bereits gegeben 4 Berechtigungen in Entra ID einsehen
  
  

• Gehe nun zum Team Admins Center unter teams.microsoft.com, dort sollte Seatti in der Liste deiner Apps auftauchen

• Wenn du auf die App gehst, findest du unter Permissions einen gelben Banner "Grant Admin consent", dieser triggert die Erteilung aller Berechtigungen

 

• Gehe auf Microsoft Entra ID (früher Azure AD)
• Folge dem Pfad: Anwendungen > Seatti > Berechtigungen
• Nach dem Hinzufügend der App im Teams Store tauchen in Entra ID zuerst 4 Berechtigungen in der Liste auf.
• Jetzt kannst du in Entra ID über den blauen Button "Administratorzustimmung für [dein Firmenname] erteilen" die restlichen Berechtigungen aufrufen und erteilen.
  
  

Jetzt sollten in Entra ID unter Seatti 16 Berechtigungen zu sehen sein.

1. 15 davon sind delegierte Berechtigungen.

2. 1 ist eine App Berechtigung (TeamsActivity.Send) - diese wird benötigt, wenn Seatti Notifications schicken soll (z.B. um an den Check-in zu erinnern).

3. "Anmelden und Benutzerprofil lesen" fasst 3 delegierte Berechtigungen zusammen: User.Read, openid, profile

1.3. Ich erhalte eine Fehlermeldung / Error Nachricht

Falls du eine solche oder ähnliche Fehlermeldung erhältst, checke bitte folgende Punkte.

• Bitte stelle sicher, dass in Entra ID alle 16 Berechtigungen gegeben sind.
• Gehe auf my.seatti.co und versuche dich hier nochmal über den Browser einzuloggen. Auch hier kann die Vergabe der Berechtigungen nochmal getriggert werden.
• Stelle sicher, dass du alle nötigen Berechtigungen in deiner Organisation zur Installation hast (bzw. Global Admin bist)

1.4. Wie mache ich die App für alle Mitarbeitenden sichtbar?

Ihr könnt Seatti für alle Benutzer an die Seitenleiste anheften, sodass Mitarbeitende die App nicht erst im App Store von MS Teams suchen muss, sondern sie sofort für alle verfügbar ist.

1. Gehe zu teams.microsoft.com > Teams-Anwendungen > Setuprichtlinien
2. Wähle deine globale Richtlinie (Global Policy) oder eine andere Richtlinie und füge die App zur Liste im Bereich angeheftete Apps hinzu. 
3. Wenn du möchtest, kannst du die App dort an den Anfang schieben und die Einstellung speichern. 

 

In diesem Leitfaden findest du weitere Informationen:  

https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-app-setup-policies#pin-apps

1.5. Wie schränke ich die App für gewisse Gruppen ein?

Wenn ihr die Nutzung von Seatti auf verschiedene Personengruppen einschränken möchtet, folgt der Anleitung hier.

 

2. Die erstmalige Einrichtung

Seatti ist in Teams installiert und nutzbar? Wenn ihr hier angelangt seid, habt ihr einen Großteil schon geschafft! 

Unsere App ist in zwei Bereiche aufgeteilt: Den User Bereich und den Admin Panel. Auf den Admin Panel haben nur von euch festgelegte User Zugriff (zu Beginn nur jene, deren Object ID ihr uns weitergegeben habt). Im folgenden leiten wir euch durch den Admin Bereich und zeigen, wie ihr verschiedene Funktionen nutzen könnt, sowie Bereiche und Arbeitsplätze anlegt.

 

2.1 Das Admin Panel

Das Admin Panel findet ihr über das Menü oben rechts. Dieses wird nur Usern mit Berechtigung angezeigt und ist nochmal in verschiedene Bereiche unterteilt.

• Unter Bereiche könnt ihr Ebenen und Ressourcen anlegen
• Unter Status ist es möglich, verschiedene Statusmeldungen zu erstellen z.B. Homeoffice, Abwesenheit
• Unter Rechte- und Rollenkonzepte können Adminrechte spezifisch und pro Standort definiert werden. Falls ihr dieses Feature nicht habt, könnt ihr hier unter Admin neue Admins hinzufügen
• Unter Datenanalyse könnt ihr Buchungsdaten für bestimmte Zeiträume, Standorte und Ressourcen auslesen und grafisch auswerten. Diese Daten sind auch zum Download verfügbar.
• Unter Buchungsmanagement könnt ihr einzelne Buchungen verwalten und löschen. Dieses Modul ist optional zu erhalten.
• Unter Einstellungen könnt ihr alle eure Module verwalten.

2.2 Die ersten Einstellungen vornehmen

Wenn ihr Seatti zum ersten Mal nutzt, findet ihr unter Einstellungen die Grundeinstellungen, die für euch vorgenommen wurden. Diese könnt ihr folglich anpassen:

• Vorausbuchung: Zu Beginn könnt ihr festlegen, wie viele Tage im voraus Mitarbeiter Ressourcen und Meetingräume buchen können. Es empfiehlt sich, für Meetingsräume eine höhere Zeitspanne einzustellen, da diese generell länger im Voraus gebucht werden. 
  

  Vorsicht: Wenn ihr diesen Zeitraum im Nachhinein verkürzt, werden bereits getätigte Buchungen von Mitarbeitenden gelöscht.

• Nutzerfeedback: Um Seatti durchgehend zu verbessern, sind wir auf Feedback angewiesen. Wenn ihr dieses aktiviert, gebt ihr uns die Erlaubnis, eure Nutzer nach Feedback zu fragen. Diese können selbst bei Log-in noch einmal darüber entscheiden, ob sie dies möchten, oder nicht. Keine Sorge, das geschieht nicht oft, maximal 1-2 Mal im Jahr. 
• Module: Im Folgenden seht ihr eine Übersicht aller Funktionen, die ihr aktuell aktiviert habt oder zur Verfügung stehen. 
  

  Bei Interesse an weiteren Funktionen meldet euch gerne bei eurem Account Manager oder an support@seatti.co

2.3. Bereiche und Arbeitsplätze erstellen

Nun zum wichtigsten Teil: Eure Bereiche anlegen. Hierbei wichtig: Macht euch zuvor Gedanken darüber, wie ihr diese aufbauen möchtet. In wie viele Ebenen wollt ihr eure Standorte unterteilen? Wem wollt ihr wofür Zugriff geben?

 

Unter Hinzufügen könnt ihr euren erste Ebene erstellen, z.B. Büro Berlin

Unter dem Stift Symbol neben eurer Ebene könnt ihr Einstellungen für diese vornehmen

• Labels hinzufügen
• Zugriff begrenzen
• Check-in Zeiten festlegen
• temporär deaktivieren
• Priority booking aktivieren

Nun könnt ihr entweder weitere Unterebenen erstellen oder eure Ressourcen einfügen. Wenn ihr mehrere Arbeitsplätze oder Parkplätze auf einmal hinzufügen wollt, empfiehlt sich BULK (am Ende der Liste)

• Anhand des Stift Symbols neben einer Ressource könnt ihr
  • dieser Label geben, wie z.B. zwei Monitore, nach diesen gefiltert werden kann
  • feste Arbeitsplätze zuweisen, falls das Modul aktiviert ist
  • den Zugang beschränken
  • diese deaktivieren

2.4. Raumpläne einfügen und interaktiv machen

Sobald ihr eure Struktur aufgebaut habt, ist es jetzt an der Zeit, diese grafisch für euere Mitarbeiter darzustellen, um den Buchungsprozess intuitiv und angenehm zu machen.

• Wenn ihr eure Ebene bearbeitet, könnt ihr hier Raumpläne hinzufügen. Achtet darauf, das dass Format JPG oder PGN ist und diese 1MB nicht überschreiten (falls doch, empfiehlt es sich, einfach einen Screenshot zu machen)
• Nach dem Upload könnt ihr nun eure angelegten Ressourcen über Click & Drop auf dem Plan einfügen. Die Kreisgröße könnt ihr individuell einstellen. Achtet darauf, dass dieser nicht zu klein ist, da es sonst schwer klickbar ist und die Profilbilder der User nicht richtig ersichtlich sind.

2.5. Meetingräume hinzufügen

Als letztes fehlen noch die Meetingräume. Diese könnt ihr nicht direkt in Seatti erstellen, sondern das muss über Microsoft Azure geschehen. Wir synchronisieren diese Daten lediglich. Damit User eure Räume buchen können, müssen diese jedoch in der entsprechenden Ebene einmal hinzugefügt werden.

• Achtet darauf, dass eure Meetingräume in der Cloud synchronisiert sind
• Checkt, ob Assignment required in den Einstellungen bei Azure aktiviert ist

Falls ihr eure Meetingräume weiterhin nicht seht, wendet euch bitte an support@seatti.co

3. Ready to go!

Nun seit ihr bereit, um Seatti für eure Mitarbeitenden auszurollen! Um euren Usern einen reiblungslosen Start zu ermöglichen und die Nutzung zu promoten, empfehlen wir

• die App für alle Nutzer in Teams anzuheften.
• die Nutzung auf verschiedenen Kanälen zu kommunizieren und zu empfehlen. Auch Schulungen können sinnvoll sein. Falls ihr hierzu Materialien benötigt, wendet euch gerne an uns.
• Teilt unsere Knowledge Base mit euren Mitarbeitenden, um etwaige Fragen zu klären. Hier finden sich verschiedene Artikel für die Nutzung von Seatti.

Weitere Ressourcen

• Im Kundenportal findet ihr alle Artikel zur Nutzung von Seatti, sowohl auf User- als auch Adminseite. 
• Außerdem können eure Admins im Kundenportal offene Tickets einsehen oder bei uns einreichen. Das betrifft z.B. Bugs oder Funktionsanfragen.
• Wir sind immer offen für eure Ideen und euer Feedback. Falls ihr Fragen und Wünsche habt, teilt diese gerne mit uns, über das Kundenportal, euren Ansprechpartner oder support@seatti.co
• Um immer up to date zu bleiben, lest unseren Newsletter, in dem wir neue Module und Funktionen ankündigen. Bei Interesse an diesen wendet euch an eueren Ansprechpartner.

Nun könnt ihr loslegen, viel Spaß mit Seatti! 🎉